Programa de Apoio e Assistência Estudantil (PAAE) no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Bahia (IFBA) é o foco para elaboração desta pesquisa de intervenção técnica inicialmente no Campus Salvador e, posteriormente, nos demais campi. A implantação de ferramentas de tecnologia da informação será tratada como apoio à gestão do trabalho das assistentes sociais, psicólogos e pedagogos do setor multidisciplinar a Coordenação de Assistência Estudantil (CAE). A ausência dos recursos tecnológicos para auxiliar as atividades administrativas e sociais que agreguem: ganho de tempo, novas funcionalidades, recuperação de informações com precisão e agilidade, retorno dos usuários e colaboração na fase de auditoria das informações institucionais demonstraram a necessidade de automatizar o processo. Devido a prioridade de compreender as atividades do setor CAE e o universo acadêmico dos discentes que necessitam de bolsas e auxílios foi utilizado a representação gráfica dos mapas conceituais como apoio para assimilar e analisar de forma participativa e continuada em reuniões com as assistentes sociais e a Tecnologia da Informação (TI) o funcionamento de algumas rotinas e demandas institucionais existentes no IFBA. Desde cedo, a autora percebeu que, por tratar de uma pesquisa dirigida a auxiliar os problemas específicos da comunidade, de forma objetiva, o presente trabalho foi definido como uma pesquisa aplicada. Além disso, a pesquisa tem como vertente a pesquisa ação em que a pesquisadora analisa as rotinas acadêmicas do setor multidisciplinar, realiza treinamentos sobre o sistema, organiza equipe de testes para validar o sistema e elabora questionários de avaliação on-line para os alunos, atuando de forma colaborativa na comunidade acadêmica. Por se tratar de um trabalho semestral a cada ciclo de modelagem e automação das atividades escolheu-se usar uma ferramenta de gestão que serve de apoio a administração do processo que acontece de forma cíclica: se planejado e compreendendo novas demandas, corrigindo e implementando funcionalidades ao sistema e revendo seus resultados semestralmente. A automação de atividades administrativas tem gerado, dentre outros benefícios à comunidade, um aumento de desempenho para o processo como um todo e vem permitindo ao setor responsável pela assistência estudantil ampliar outras atividades de apoio à comunidade que requerem tempo para se planejar e concretizar.